Bibica muốn quản trị doanh nghiệp tốt nhất
Công ty cổ phần bánh kẹo Biên Hoà (Bibica) vừa quyết định ứng dụng chương trình phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp) vào mục đích tin học hoá doanh nghiệp với mong muốn có thể quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất. Đây là một trong những công ty đầu tiên của Việt Nam nói chung và công ty niêm yết đầu tiên sử dụng chương trình phần mềm ERP...
Phỏng vấn ông Trương Phú Chiến, Chủ tịch Hội đồng quản trị Bibica
Công ty cổ phần bánh kẹo Biên Hoà (Bibica) vừa quyết định ứng dụng chương trình phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp) vào mục đích tin học hoá doanh nghiệp với mong muốn có thể quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất. Đây là một trong những công ty đầu tiên của Việt
Xin ông cho biết tại sao Bibica lại quyết định đầu tư ứng dụng chương trình ERP để tin học hoá toàn bộ các hoạt động phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp của mình?
Lý do đơn giản nhất là Công ty cổ phần bánh kẹo Biên Hoà của chúng tôi chưa có một phần mềm quản lý toàn bộ hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Các phòng ban nghiệp vụ sử dụng các chương trình quản lý rời rạc chủ yếu là trên Access và Exel, không có một cơ sở dữ liệu chung, số liệu không thống nhất và nhiều công việc trùng lắp của các bộ phận khác nhau. Những vấn đề này đã dẫn đến một số khó khăn cho chúng tôi như: hệ thống thông tin quản lý rời rạc và thiếu chính xác; công tác tài chính kế toán chưa chuẩn xác và kịp thời; thông tin giá thành chưa chính xác và kịp thời; hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh không như mong đợi...
Từ những yếu kém trên nên việc đầu tư ngay một phần mềm quản lý toàn bộ hệ thống sản xuất kinh doanh của công ty và tư vấn hệ thống tổ chức bộ máy, luân chuyển chứng từ, tổ chức quản lý là rất cần thiết.
Tại sao Bibica chọn phần mềm quản trị của Oracle do FPT chuyển giao thay vì các phần mềm nhỏ trong nước?
Chúng tôi căn cứ vào các tiêu chí như khả năng nhà cung cấp phần mềm, các yêu cầu chung (mô hình hệ thống, hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, chức năng chung hệ thống...), các phân hệ chức năng, đánh giá đề xuất kỹ thuật để đánh giá một phần mềm do một đơn vị cung cấp.
Ngoài ra với sự tư vấn chuyên gia MPDF (Chương trình phát triển kinh tế tư nhân MPDF- Hỗ trợ kỹ thuật với sứ mệnh hỗ trợ và thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp tư nhân nhỏ và vừa ở Việt Nam), chúng tôi đã xem xét 03 phần mềm trong nước và 03 phần mềm nước ngoài và cuối cùng HĐQT đã chọn phần mềm Oracle E-Business Suite Special Edition do Trung tâm dịch vụ ERP FPT (FES) cung cấp và triển khai.
Sau một thời gian cài đặt và chạy thử phần mềm ERP, ông có nhận xét như thế nào về phần mềm này? Ông có thể cho biết khái quát những lợi ích khi quản trị doanh nghiệp bằng một chương trình ERP?
Đến nay chúng tôi đã hoàn tất xây dựng giải pháp, cài đặt hệ thống và đưa vào vận hành từ tháng 10/04 tại Tổng công ty (Biên Hòa), nhà máy tại Hà Nội và ba chi nhánh ở Tp.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ. Về cơ bản các phân hệ bán hàng, mua hàng, quản lý kho, tài chính kế toán đã đưa vào sử dụng tương đối suôn sẻ, riêng phân hệ sản xuất chúng tôi triển khai trước một phần do đặc điểm sản xuất của công ty đa dạng, phức tạp, nhiều đầu mối thực hiện và qui trình sản xuất nhiều công đoạn do đó khi đưa vào sử dụng gặp không ít trở ngại. Chúng tôi cùng FPT điều chỉnh giải pháp đáp ứng yêu cầu thực tế công ty. Trong thời gian tới khi hoàn thiện giải pháp phân hệ sản xuất thì vấn đề còn lại con người khi sử dụng hệ thống phải đảm bảo đúng các quy trình, kịp thời và chính xác.
Các lợi ích chủ chốt của việc quản trị doanh nghiệp bằng một chương trình ERP có thể được tóm lược như sau: thứ nhất là chuẩn hoá qui trình và phương pháp hạch toán cho toàn công ty; thứ hai, tích hợp và tổng hợp thông tin giữa các chi nhánh và trụ sở chính; thứ ba, hỗ trợ báo cáo quản trị, báo cáo phân tích và báo cáo yêu cầu của nhà nước kịp thời và chính xác; thứ tư, nâng cao tính nhất quán về thông tin do thông tin được nhập một lần và được sử dụng trong toàn hệ thống; thứ năm, đảm bảo tính bảo mật và độ chính xác của thông tin; cuối cùng là cải thiện phương pháp quản lý.
Theo ông các thay đổi quan trọng nhất mà ERP tác động đến một doanh nghiệp là gì? Đó là hiện đại hoá công tác quản lý hay những thay đổi về tác nghiệp?
Một số những thay đổi quan trọng: Ban lãnh đạo công ty sẽ nhận được các báo cáo tài chính kịp thời và chính xác phục vụ cho việc đưa ra các chính sách kinh doanh hợp lý cũng như đáp ứng các yêu cầu báo cáo theo qui định của nhà nước. Kiểm soát được tình hình kinh doanh tại các chi nhánh kịp thời và chính xác. Công ty kiểm soát được tình hình sản xuất của từng phân xưởng, từng loại sản phẩm một cách chính xác. Theo dõi và quản lý hậu cần một cách hiệu quả. Thay đổi cách quản lý mới phù hợp với xu thế ngày càng phát triển của công ty. Thực hiện đúng các chính sách của nhà nước về thuế sao cho hợp lý có lợi cho công ty và hợp pháp. Để thực hiện được điều này, tất nhiên phải có được các quy trình tác nghiệp hợp lý, khoa học.
Ông có thể chia sẻ những kinh nghiệm gì với các doanh nghiệp trước khi bắt đầu ứng dụng ERP?
Một doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống ERP thì vấn đề chính là con người, đối với lãnh đạo Công ty phải có quyết tâm xây dựng hệ thống, đối với nhân viên phải thay đổi thói quen trong làm việc, tuân thủ các nguyên tắc, trình tự các quy trình giúp chúng ta xây dựng nên hệ thống mới.
Theo ông, ERP cần thiết như thế nào với doanh nghiệp có cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán?
Xây dựng một hệ thống ERP không riêng cho một doanh nghiệp niêm yết mà cho mọi doanh nghiệp. Hoạt động doanh nghiệp không chỉ đơn thuần sản xuất mà còn bao gồm lĩnh vực kinh doanh và không gian hoạt động, không chỉ gắn với một khu vực mà được mở rộng cả nước và sang các nước ngoài. ERP trở thành công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tất cả hoạt động trong công ty, từ đó chúng ta sẽ có đầy đủ thông tin, kịp thời và chính xác cung cấp cho cổ đông và nhà đầu tư.
TBKTVN
