Chấm dứt sổ đỏ giấy: Giải quyết thủ tục hành chính được thay thế bằng dữ liệu
Ngày 02/02/2026, Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành Quyết định số 441/QĐ-BNNMT về việc công bố và hướng dẫn kết nối để khai thác, sử dụng dữ liệu thông tin về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thay thế thành phần hồ sơ trong giải quyết thủ tục hành chính, đánh dấu quá trình chuyển đổi số lĩnh vực đất đai.
Nội dung quy định dữ liệu trên cơ sở dữ liệu quốc gia thay thế sổ đỏ bản giấy
Theo Điều 1 Quyết định 441/QĐ-BNNMT: “Dữ liệu thông tin về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất và các loại Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất, về quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định tại khoản 3 Điều 256 Luật Đất đai (sau đây gọi chung là Giấy chứng nhận) trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính”.
Quy định này ghi nhận dữ liệu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên cơ sở dữ liệu quốc gia có giá trị pháp lý tương đương bản giấy để thay thế giấy tờ trong hồ sơ hành chính.
Các trường thông tin về Giấy chứng nhận trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai được chia sẻ bao gồm:
Thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất: Tên người sử dụng đất; Số định danh cá nhân hoặc số định danh của doanh nghiệp.
Thông tin về thửa đất: Mã định danh thửa đất; Số thứ tự thửa đất, Diện tích; Loại đất và mục đích sử dụng; Thời hạn và nguồn gốc sử dụng; Địa chỉ thửa đất.
Thông tin về tài sản gắn liền với đất: Tên tài sản; Diện tích sử dụng; Thời hạn và hình thức sở hữu; Địa chỉ tài sản.
Các thông tin khác: Thông tin về đăng ký thế chấp; Số phát hành và ngày cấp Giấy chứng nhận; Tệp thông tin Giấy chứng nhận dạng PDF.
Việc chia sẻ thông tin phải đáp ứng yêu cầu tuân thủ quy định về bảo mật, quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến dữ liệu, bí mật đời tư. Tuân thủ các quy định, hướng dẫn kỹ thuật về trao đổi dữ liệu và các nguyên tắc, quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị. Đồng thời phải phù hợp với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, Khung kiến trúc số Bộ Nông nghiệp và Môi trường. Quy định giúp giúp người lao động di cư dễ dàng xử lý quyền sử dụng đất quê nhà mà không cần về tận nơi.
Về lộ trình khai thác, chia sẻ dữ liệu thông tin về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ được chia sẻ khai thác, sử dụng theo mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP: “Tổ chức cập nhật kịp thời, đầy đủ thông tin trong cơ sở dữ liệu và công bố phạm vi thông tin trong cơ sở dữ liệu được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia theo mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu; đồng thời thông báo cho các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố để rà soát, tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 7 Nghị quyết này”.
Quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được thay thế bằng dữ liệu
Người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp không khai thác được hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì thực hiện như sau:
1. Trường hợp hồ sơ thủ tục hành chính nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc qua VNeID, người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính phải có thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho cá nhân, tổ chức không muộn hơn 08 giờ làm việc hoặc theo thời hạn được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ. Việc thông báo được thực hiện bằng một hoặc nhiều phương thức: gửi đến tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trên VNeID; gửi tin nhắn hoặc liên hệ qua số điện thoại, hộp thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp; đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức liên hệ với cơ quan có thẩm quyền cập nhật, điều chỉnh dữ liệu.
2. Trường hợp hồ sơ thủ tục hành chính nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính gửi Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; thực hiện việc số hóa phục vụ giải quyết thủ tục hành chính; đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức liên hệ với cơ quan có thẩm quyền cập nhật, điều chỉnh dữ liệu.
Tác động của nội dung quy định đến người dân
Nội dung Quyết định 441/QĐ-BNNMT hướng đến minh bạch dữ liệu và giảm tranh chấp. Với dữ liệu thống nhất quốc gia theo Điều 1 Quyết định, người dân có thể tra cứu mã định danh thửa đất, địa chỉ và lịch sử biến động, giảm đáng kể tình trạng cấp chồng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hơn nữa, minh bạch dữ liệu trao quyền giám sát cho người dân, họ có thể kiểm tra bất kỳ biến động nào trên thửa đất của mình thông qua cơ sở dữ liệu.
Các trường dữ liệu như mã định danh thửa đất, diện tích, loại đất, thời hạn sử dụng được chia sẻ trên cơ sở dữ liệu quốc gia giúp các ngân hàng có thể thẩm định thế chấp chỉ trong vài giờ thay vì nhiều ngày, thúc đẩy vay vốn và tạo điều kiện thuận lợi cho cả người dân và doanh nghiệp khi có nhu cầu tăng cường vốn và rút ngắn quy trình thẩm duyệt cho vay vốn tại các ngân hàng.
Quy định còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí là lợi ích thiết thực nhất. Người dân không cần bắt buộc phải photo hay chứng thực giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi nộp hồ sơ giao dịch về quyền sử dụng đất, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển do theo quy định mới đã có thể xuất trình sổ đỏ trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Qua đó, giúp hỗ trợ quản lý nhà nước hiệu quả hơn nhờ thông tin tài sản gắn liền (tên tài sản, diện tích, hình thức sở hữu) và đăng ký thế chấp. Chính quyền địa phương giám sát quy hoạch đất, giảm sai phạm cấp sổ đỏ trái phép
Mặc dù mang lại lợi ích lớn, tuy nhiên đối với những người cao tuổi quen mang sổ đỏ giấy đến giao dịch tại Cơ quan nhà nước thì nay gặp khó khăn khi sử dụng với ứng dụng VneID.
Ngoài ra, rủi ro an ninh mạng là thách thức lớn, dữ liệu có thể chưa đồng bộ hoàn toàn, gây khó khăn cho người di cư làm thủ tục ở tỉnh khác. Để khắc phục hạn chế này, cần tăng cường công tác tuyên truyền để người dân nắm bắt quy định, đồng thời tăng cường bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Tóm lại, Quyết định 441/QĐ-BNNMT không chỉ hoàn thiện khung pháp lý cho sổ đỏ trên VNeID mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho người dân. giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng minh bạch và thúc đẩy kinh tế số.
ThS. LS. Huỳnh Thị Mỹ Hằng (Công ty Luật Anh Sĩ)
