Trụ sở chính của công ty là gì? Những điều cần lưu ý khi doanh nghiệp chọn địa điểm làm trụ sở chính
Khi đặt trụ sở chính của công ty, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau trong bài viết dưới đây.
Trụ sở chính là gì?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, trụ sở chính (head office) của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, đặt trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định rõ theo địa giới đơn vị hành chính. Trụ sở chính cần có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Địa chỉ đăng ký trụ sở chính đồng thời là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính sẽ được ghi nhận chính thức trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Trụ sở chính có thể chỉ là địa điểm được công ty đăng ký trên Giấy phép kinh doanh, là nơi liên lạc với khách hàng, mà không bắt buộc phải là nơi diễn ra toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trụ sở chính đồng thời là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở công ty, cần lưu ý:
- Địa chỉ phải rõ ràng, cụ thể, bao gồm: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Trường hợp địa điểm đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc tên đường, doanh nghiệp cần nộp kèm văn bản xác nhận của địa phương về việc địa chỉ đó chưa được cấp số nhà hoặc đặt tên đường khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
- Nên lựa chọn nơi có thể sử dụng ổn định, lâu dài để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh, tránh việc phải thay đổi, điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh, hóa đơn… gây tốn kém thời gian và phiền toái.
Những lưu ý khi đặt trụ sở chính của công ty
Phải có địa chỉ rõ ràng và cụ thể
Trụ sở chính của doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng theo địa giới hành chính, bao gồm các thông tin cụ thể như số nhà, tên đường hoặc phố, thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện và tỉnh/thành phố. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc tại địa chỉ này, bao gồm số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) để thuận tiện cho việc trao đổi, liên hệ. Địa chỉ trụ sở chính đồng thời là địa chỉ liên lạc chính thức giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, khách hàng và đối tác, do đó phải đảm bảo tính chính xác và ổn định.
Không đặt tại chung cư
Theo quy định của Luật Nhà ở, các căn hộ chung cư được xây dựng với mục đích để ở (bao gồm cả chung cư mini) không được sử dụng làm địa điểm kinh doanh. Việc đặt trụ sở công ty, văn phòng hoặc cơ sở sản xuất tại căn hộ chung cư là không hợp pháp, trừ trường hợp phần diện tích thuộc tầng trệt hoặc khu thương mại đã được cơ quan có thẩm quyền quy hoạch, cho phép sử dụng vào mục đích kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đăng ký trụ sở tại căn hộ chung cư, hồ sơ đăng ký kinh doanh sẽ bị từ chối, hoặc trong trường hợp đã được cấp phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và buộc phải chuyển địa điểm hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.
Phải đáp ứng được điều kiện kinh doanh
Đối với một số ngành, nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: sản xuất, dịch vụ y tế, giáo dục, tài chính...), trụ sở chính cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn riêng về diện tích, cơ sở vật chất, an toàn cháy nổ... theo quy định chuyên ngành. Việc lựa chọn địa điểm phải phù hợp với quy hoạch đô thị, quy hoạch ngành.
Chọn địa điểm ổn định lâu dài
Doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm đặt trụ sở có thể sử dụng ổn định và lâu dài để tránh phải thay đổi thường xuyên, gây phiền toái và tốn kém thời gian trong quá trình điều chỉnh các thủ tục hành chính. Việc thay đổi trụ sở sẽ kéo theo việc cập nhật lại nhiều giấy tờ quan trọng như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin trên hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ ngân hàng, bảo hiểm và các thủ tục liên quan khác. Do đó, việc cân nhắc kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và ổn định hơn.
Thông tin đăng ký phải trùng khớp
Địa chỉ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải chính xác và trùng khớp với địa chỉ thực tế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm làm trụ sở, cần có hợp đồng thuê nhà rõ ràng, trong đó ghi đầy đủ thông tin của các bên và nội dung thỏa thuận cụ thể. Đồng thời, nên đính kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê để đảm bảo tính pháp lý và thuận lợi trong quá trình đăng ký kinh doanh.
Việc đặt trụ sở chính tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp như The Sentry là một lựa chọn rất phổ biến và hợp lý, vì các chi nhánh của The Sentry đáp ứng hầu hết các yêu cầu pháp lý về địa chỉ trụ sở. Tại The Sentry, chúng tôi cung cấp tài liệu rõ ràng (như thỏa thuận dịch vụ) xác nhận quyền sử dụng địa chỉ của bạn, giúp quá trình đăng ký trở nên đơn giản hơn so với việc xử lý thủ tục giấy tờ thuê nhà truyền thống phức tạp.
DỊCH VỤ
Kim Ngân
