Từ 01/07, sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức
Theo Nghị định 27 ngày 19/01/2026 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/07/2026, thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.
Quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật Nhà nước
|
Nghị định 27 quy định hồ sơ điện tử bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.
Mỗi người có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.
Sơ yếu lý lịch điện tử
Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình tạo lập hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số sơ yếu lý lịch điện tử sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử.
Cấu trúc của sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình làm việc, công tác
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cá nhân khi có phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với thông tin, dữ liệu đã cập nhật.
Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh.
Đối với các dữ liệu sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý, dữ liệu phải được hệ thống cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào cơ sở dữ liệu quốc gia chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành.
Đối với các dữ liệu sinh ra do nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phối hợp với cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chứa các dữ liệu này định kỳ hằng tuần thực hiện đồng bộ dữ liệu để thu thập, đối chiếu, cập nhật vào hồ sơ điện tử. Trường hợp chưa hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan sử dụng thực hiện cập nhật dữ liệu trực tiếp.
Sử dụng hồ sơ điện tử
Thành phần hồ sơ điện tử trong cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.
Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng khai thác hồ sơ điện tử trên cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.
Cơ quan quản lý và sử dụng không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trường hợp phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan quản lý và sử dụng có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình lên hồ sơ điện tử.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý. Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử trong phạm vi thẩm quyền và nhiệm vụ được giao và có nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
Quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật Nhà nước
Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật Nhà nước, cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu quốc gia; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.
Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật Nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, pháp luật về cơ yếu.
Huy Khải
