Những lưu ý khi chọn thuê văn phòng dịch vụ từ The Sentry
Văn phòng dịch vụ (Serviced Office) là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng đại diện, hoặc các công ty muốn tối ưu hóa chi phí vận hành. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và sự phù hợp, bạn cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau mà The Sentry sẽ nêu ra ngay dưới đây.
Vị trí văn phòng
Lựa chọn văn phòng dịch vụ (serviced office space) không chỉ là thuê chỗ ngồi, mà còn là mua danh tiếng. Khi quyết định thuê, việc đặt văn phòng tại địa điểm chiến lược là vô cùng quan trọng: những khu vực trung tâm kinh tế không chỉ thuận tiện kết nối giao thông mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp khi tiếp đón đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó, danh tiếng của nhà cung cấp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
Lựa chọn những nhà cung cấp uy tín như Regus, The Sentry hay Toong sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định sự tin cậy và chuyên nghiệp ngay từ không gian làm việc. Cuối cùng, khả năng tiếp cận các tiện ích ngoại vi cũng là yếu tố cần cân nhắc: khu vực xung quanh văn phòng nên có đầy đủ nhà hàng, ngân hàng, dịch vụ giải trí và các tiện ích cần thiết, vừa thuận tiện cho nhân viên, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và đối tác.
Chi phí và hợp đồng cần minh bạch
Mặc dù văn phòng dịch vụ thường được quảng cáo là “trọn gói”, doanh nghiệp vẫn cần làm rõ tất cả các khoản chi phí để tránh phát sinh ngoài dự kiến. Trước hết, cần xác định rõ giá thuê trọn gói (All-inclusive Price) bao gồm những gì, thông thường là phí quản lý, điện, nước, internet tốc độ cao và dịch vụ vệ sinh.
Bên cạnh đó, nên tìm hiểu kỹ về các chi phí ẩn , ví dụ như chi phí in ấn vượt hạn mức, gọi điện thoại quốc tế hoặc sử dụng phòng họp ngoài giờ quy định. Cuối cùng, doanh nghiệp cần kiểm tra các điều khoản gia hạn và chấm dứt hợp đồng, bao gồm việc tăng giá thuê khi gia hạn và các chi phí bồi thường nếu muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, nhằm đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả và tránh những rắc rối không mong muốn.
Cơ sở vật chất và công nghệ
Chất lượng của các dịch vụ đi kèm là yếu tố then chốt quyết định giá trị của văn phòng dịch vụ. Trước hết, cần đảm bảo công nghệ và hạ tầng mạng ổn định, bao gồm Wi-Fi và mạng có dây nhanh, an toàn và đáng tin cậy, đồng thời tìm hiểu khả năng hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt của doanh nghiệp.
Tiếp theo, thiết bị văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng: máy in, máy photocopy, máy quét cần hoạt động tốt, trong khi phòng họp phải được trang bị đầy đủ màn hình trình chiếu và thiết bị hội nghị trực tuyến hiện đại. Bên cạnh đó, tiện ích chung của tòa nhà như khu vực pantry, phòng chờ (lounge area) và vệ sinh chung cũng cần được đánh giá kỹ, vì đây là những yếu tố góp phần tạo nên trải nghiệm làm việc thuận tiện, chuyên nghiệp và thoải mái cho nhân viên cũng như khách hàng.
Dịch vụ hỗ trợ
Dịch vụ hỗ trợ là điểm khác biệt lớn nhất giữa văn phòng truyền thống và văn phòng dịch vụ. Trước hết, dịch vụ lễ tân và hành chính đóng vai trò quan trọng, từ việc tiếp đón khách, quản lý thư từ, bưu phẩm đến điện thoại. Sự chuyên nghiệp và thái độ tận tâm của nhân viên lễ tân chính là bộ mặt đại diện cho công ty. Bên cạnh đó, an ninh và bảo mật cũng là yếu tố then chốt: tòa nhà cần có hệ thống giám sát 24/7, kiểm soát ra vào chặt chẽ và quy trình bảo mật dữ liệu khách hàng rõ ràng.
Cuối cùng, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật phải đảm bảo khả năng xử lý nhanh chóng các sự cố về điện, mạng, điều hòa hay các vấn đề vận hành khác, giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn. Sự kết hợp của các dịch vụ này tạo nên trải nghiệm làm việc trọn gói, tiện lợi và chuyên nghiệp mà văn phòng dịch vụ mang lại.
Thành phố Hồ Chí Minh hiện có rất nhiều lựa chọn văn phòng dịch vụ cho thuê, mỗi không gian đều mang phong cách riêng và được trang bị tiện nghi phù hợp với nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp — từ những văn phòng hiện đại, sang trọng đến những không gian khơi nguồn sáng tạo. Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc kết hợp giữa vị trí đắc địa ngay trung tâm thành phố và tinh thần cộng đồng năng động, kết nối, thì The Sentry chính là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Dịch vụ
Minh Tài
