Từ 01/11/2025: Chứng thực nhà đất không giới hạn địa bàn cư trú
Nghị định 280/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ 01/11/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch, trong đó có nhiều quy định liên quan đến chứng thực giấy tờ nhà đất.
Nghị định này hướng tới chuyển đổi số hoạt động chứng thực, tạo thuận lợi hơn cho người dân và doanh nghiệp.
Mở rộng thẩm quyền và trách nhiệm của UBND cấp xã trong chứng thực
Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã như sau:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản;
đ) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;
e) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;
g) Chứng thực di chúc;
h) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
i) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e nêu trên.
Không chỉ chủ tịch, mà người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực cũng được thực hiện các việc chứng thực nêu trên và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan.
Sự mở rộng này tạo điều kiện để các cơ quan cấp xã,phường chủ động hơn trong quá trình chứng thực, giảm tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào các tổ chức công chứng tập trung, góp phần giảm tải áp lực cho hệ thống công chứng viên và văn phòng công chứng tại các thành phố lớn.
Quy định “phi địa giới hành chính” tạo tiện lợi cho người dân và doanh nghiệp
Điều đặc biệt trong Nghị định là việc thực hiện thủ tục chứng thực không còn bị giới hạn bởi địa bàn cư trú. Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Người dân có thể đến bất cứ Ủy ban nhân dân xã, phường nào trên cả nước để làm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ nhà đất, chứng thực chữ ký, chứng thực di chúc, các văn bản từ chối nhận di sản, hay chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất mà không cần phải đi lại nhiều lần hoặc về nơi cư trú.
Quy định này giúp người dân không phải phụ thuộc nơi cư trú khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhà đất, giúp giảm thiểu tình trạng chồng chéo, tránh lãng phí thời gian đi lại cho người dân và doanh nghiệp. Điều này rất phù hợp trong bối cảnh nhiều người có thân nhân, tài sản ở nhiều địa phương khác nhau hoặc di chuyển sinh sống làm việc không cố định, góp phần tạo thuận lợi tối đa cho mọi đối tượng trong xã hội.
Hướng tới chứng thực không giấy tờ: Không yêu cầu xuất trình bản chính khi có dữ liệu điện tử (VNeID)
Một trong những quy định đáng chú ý trong Nghị định 280 là việc không yêu cầu người dân, tổ chức xuất trình bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được tích hợp trên hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VneID (Khoản 4 Điều 1). Qua đó giúp giảm thiểu thời gian, chi phí kiểm tra, khai thác giấy tờ, đồng thời hạn chế rủi ro về giả mạo giấy tờ, tăng cường minh bạch và độ tin cậy cho các giao dịch dân sự liên quan đến nhà đất.
Quy định này thúc đẩy hoạt động điện tử, xây dựng nền hành chính hiện đại và hướng đến xã hội số, nơi thủ tục hành chính có thể thực hiện trên môi trường điện tử minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện.
Tác động của quy định đối với người dân
Nghị định 280 mang lại lợi ích thiết thực cho người dân, góp phần xóa bỏ nhiều rào cản thủ tục hành chính phức tạp, giảm thiểu giấy tờ phải chuẩn bị, đi lại nhiều lần và chi phí phát sinh. Việc không giới hạn địa bàn chứng thực và không đòi hỏi xuất trình bản chính nếu đã có dữ liệu trên VNeID giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí rất lớn, đặc biệt có ý nghĩa với những người ở vùng sâu, vùng xa.
Ngoài ra, cộng đồng dân cư cũng được hưởng lợi từ việc tăng cường sự minh bạch, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của từng cá nhân, tổ chức trong các giao dịch tài sản. Việc giảm thiểu rủi ro trong thủ tục giấy tờ giúp hạn chế tranh chấp, kiện tụng và nâng cao độ tin cậy cho các giao dịch đất đai, nhà ở.
Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, chứng khoán. Quy trình chứng thực nhanh chóng, minh bạch và không bị giới hạn bởi địa giới hành chính giúp rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục pháp lý, giảm chi phí vận hành và nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng, nhà đầu tư. Đặc biệt trong bối cảnh thị trường bất động sản luôn đòi hỏi sự linh hoạt và minh bạch, quy định này góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Tuy nhiên, để thực hiện rộng rãi và hiệu quả các quy định mới cũng đặt ra những thách thức không nhỏ. Thiết bị công nghệ, hạ tầng mạng, bảo mật thông tin phải được xây dựng, nâng cấp đồng bộ để đảm bảo vận hành ổn định các hệ thống dữ liệu điện tử. Đội ngũ cán bộ được giao nhiệm vụ chứng thực cần được đào tạo bài bản, có kỹ năng vận hành công nghệ số.
Ngoài ra, cần có những cơ chế giám sát, kiểm tra nhằm xử lý kịp thời các sai phạm, tranh chấp phát sinh trong chứng thực điện tử. Việc tuyên truyền, phổ biến đến người dân về quyền lợi, trách nhiệm khi thực hiện chứng thực theo quy định mới cũng góp phần giúp nghị định phát huy tối đa hiệu quả trong thực tiễn.
ThS. LS. Huỳnh Thị Mỹ Hằng (Công ty Luật Anh Sĩ)
